Hinweise zur Eröffnung der elektronischen Kommunikation (Zugangseröffnung)
Die Stadt Ingolstadt begrüßt die Übermittlung von elektronischen Dokumenten und hat dazu den elektronischen Zugang nach Art. 3 a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) eröffnet. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die von der Stadt Ingolstadt auf ihrer Webseite und die im Schriftverkehr publizierten E-Mail-Adressen. Dabei ist zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben zu unterscheiden.
Formfreie Schreiben
Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formfreien Schriftverkehr z. B. Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. E-Mails können Sie direkt an die/den Ihnen bekannte Sachbearbeiter/in oder an die zuständige Dienststelle richten.
Formgebundene Schreiben
Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formgebundenen Schriftverkehr, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Art. 28 eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) versehen sein. Vorgänge dieser Art richten Sie bitte ausschließlich an die E-Mail-Adresse QES@ingolstadt.de
Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich. Bitte beachten Sie, dass es in einigen Fällen erforderlich ist, persönlich zu erscheinen oder dass die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen ist. Auch in diesen Fällen ist eine elektronische Abwicklung nicht möglich.
Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation
Die Stadt Ingolstadt nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an.
E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben in den Dateiformaten Textdateien im Format *.txt, *.rtf, *.docx, *xlsx, *.pdf, *.jpg, *.gif, *.tif, *.bmp entgegengenommen.
Dateien in den vorgenannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Hierbei ist das zip-Format zu wählen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen
E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.
Die Stadt Ingolstadt nimmt zurzeit keine verschlüsselten E-Mails an. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden. Wir weisen darauf hin, dass auch bei Verwendung elektronischer Signaturen keine Verschlüsselung der übertragenen Inhalte erfolgt.
E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 50 Megabyte angenommen.
Die Stadt Ingolstadt kann zurzeit bei formgebundenen Schreiben nur Signaturen von akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbietern auf Echtheit und Gültigkeit prüfen.
Sofern Sie andere Signaturen verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt.
Die Stadt Ingolstadt verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails auch ohne Hinweis abgewiesen werden, wenn diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden.
Wird per E-Mail an die Stadt Ingolstadt herangetreten, geht die Stadt Ingolstadt davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
Gesetzliche Grundlagen
Art. 3a BayVwVfG - Elektronische Kommunikation
(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.
(2) Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, ist nicht zulässig.
(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.
Artikel 28
Qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen
(1) Qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen müssen die Anforderungen des Anhangs I erfüllen.
(2) Für qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen dürfen keine obligatorischen Anforderungen gelten, die über die in Anhang I festgelegten hinausgehen.
(3) Qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen können zusätzliche fakultative spezifische Attribute enthalten. Diese Attribute dürfen die Interoperabilität und Anerkennung qualifizierter elektronischer Signaturen nicht berühren.
(4) Wird ein qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen nach der anfänglichen Aktivierung widerrufen, ist es ab dem Zeitpunkt des Widerrufs nicht mehr gültig und sein Status darf unter keinen Umständen rückgängig gemacht werden.
(5) Die Mitgliedstaaten können vorbehaltlich der folgenden Bedingungen nationale Vorschriften zur vorläufigen Aussetzung eines qualifizierten Zertifikats für eine elektronische Signatur erlassen: a) Ist ein qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen vorläufig ausgesetzt worden, so verliert dieses Zertifikat für die Dauer der Aussetzung seine Gültigkeit. b) Die Dauer der Aussetzung wird in der Zertifikatsdatenbank deutlich angegeben und der Status der Aussetzung ist während der Dauer der Aussetzung im Rahmen des Dienstes, der die Informationen über den Status des Zertifikats bereitstellt, ersichtlich.
(6) Die Kommission kann im Wege von Durchführungsrechtsakten Kennnummern für Normen für qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen festlegen. Bei qualifizierten Zertifikaten für elektronische Signaturen, die diesen Normen entsprechen, wird davon ausgegangen, dass sie die Anforderungen des Anhangs I erfüllen. Diese Durchführungsrechtsakte werden nach dem in Artikel 48 Absatz 2 genannten Prüfverfahren erlassen.
Anhang 1
Anforderungen an qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen
Qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen enthalten Folgendes:
a) eine Angabe, dass das Zertifikat als qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen ausgestellt wurde, zumindest in einer zur automatischen Verarbeitung geeigneten Form;
b) einen Datensatz, der den qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, der die qualifizierten Zertifikate ausstellt, eindeutig repräsentiert und zumindest die Angabe des Mitgliedstaats enthält, in dem der Anbieter niedergelassen ist, sowie — bei einer juristischen Person: den Namen und gegebenenfalls die Registriernummer gemäß der amtlichen Eintragung; — bei einer natürlichen Person: den Namen der Person;
c) mindestens den Namen des Unterzeichners oder ein Pseudonym; wird ein Pseudonym verwendet, ist dies eindeutig anzugeben;
d) elektronische Signaturvalidierungsdaten, die den elektronischen Signaturerstellungsdaten entsprechen;
e) Angaben zu Beginn und Ende der Gültigkeitsdauer des Zertifikats;
f) den Identitätscode des Zertifikats, der für den qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter eindeutig sein muss;
g) die fortgeschrittene elektronische Signatur oder das fortgeschrittene elektronische Siegel des ausstellenden qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters;
h) den Ort, an dem das Zertifikat, das der fortgeschrittenen elektronischen Signatur oder dem fortgeschrittenen elektronischen Siegel gemäß Buchstabe g zugrunde liegt, kostenlos zur Verfügung steht;
i) den Ort der Dienste, die genutzt werden können, um den Gültigkeitsstatus des qualifizierten Zertifikats zu überprüfen;
j) falls sich die elektronischen Signaturerstellungsdaten, die den elektronischen Signaturvalidierungsdaten entsprechen, in einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit befinden — eine geeignete Angabe dieses Umstands, zumindest in einer zur automatischen Verarbeitung geeigneten Form.